Vic.ai

Vic.ai ist eine spezialisierte KI-Plattform für die autonome Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable), die manuelle Arbeitsabläufe in Finanzabteilungen weitgehend automatisiert. Das System erfasst eingehende Rechnungen vollautomatisch, extrahiert Belegdaten bis auf Positionsebene und schlägt präzise die passenden Hauptbuchkonten sowie Kostenstellen vor. Durch kontinuierliches Lernen aus historischen Verarbeitungen erhöht die Software schrittweise den Grad der autonomen Dunkelverbuchung im Unternehmen.

Neben der reinen Datenerfassung prüft Vic.ai alle Dokumente automatisch auf Unstimmigkeiten, doppelte Einreichungen und potenzielle Betrugsversuche, bevor sie in mehrstufige Freigabeprozesse geleitet werden. Die Plattform verfügt über erprobte Schnittstellen zu führenden ERP- und Finanzsystemen wie SAP, Oracle NetSuite, Workday, QuickBooks oder Microsoft Dynamics. Dadurch bleiben Stammdaten stets synchronisiert und freigegebene Buchungen gelangen direkt in das Hauptbuch.

Der Einsatz der Software richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, Großkonzerne und Shared Service Center mit einem hohen monatlichen Rechnungsaufkommen. Das primäre Ziel besteht darin, die Bearbeitungszeit pro Beleg drastisch zu senken, Erfassungsfehler zu vermeiden und Buchhaltungsteams von zeitraubenden Routineaufgaben zu entlasten.

• Autonome Rechnungsverarbeitung & Kontierung — Die KI extrahiert Kopf- und Positionsdaten von Lieferantenrechnungen präzise und prognostiziert die korrekten Sachkonten, Kostenstellen sowie Steuerkennzeichen. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe bei der überwiegenden Mehrheit aller eingehenden Belege.
• Intelligente Betrugs- und Duplikatserkennung — Integrierte Analyse-Algorithmen prüfen Rechnungen im Hintergrund auf abweichende Bankverbindungen, veränderte Stammdaten und doppelte Einreichungen. Dies schützt Finanzabteilungen effektiv vor fehlerhaften Doppelzahlungen und betrügerischen Abrechnungen.
• Nahtlose ERP- und Workflow-Anbindung — Vic.ai lässt sich direkt in bestehende ERP-Infrastrukturen einbinden und unterstützt flexible, regelbasierte Genehmigungspfade. Der bi-direktionale Datenaustausch sorgt für vollständige Transparenz und eine lückenlose Revisionssicherheit.

CFOs, Accounting Manager und Kreditorenbuchhaltungen in mittelständischen Unternehmen und Konzernen mit hohem Rechnungsaufkommen. Ebenfalls optimal geeignet für Shared Services Center und große Steuerberatungsgesellschaften.

Ein wachstumsstarkes Handelsunternehmen verarbeitet jeden Monat zehntausende Lieferantenrechnungen aus verschiedenen Ländern. Durch den Einsatz von Vic.ai werden eingehende Dokumente automatisch aus E-Mails extrahiert, auf Zeilenebene kontiert und bei hoher KI-Konfidenz ohne manuelles Eingreifen zur Freigabe weitergeleitet. Ein Manipulationsversuch mit einer geänderten IBAN wird von der Sicherheits-KI sofort erkannt und für eine manuelle Überprüfung gesperrt. Das Buchhaltungsteam spart erhebliche Bearbeitungszeit ein und kann sich ganz auf die Lieferantenklärung und die Steuerung des Cashflows konzentrieren.

• CFOs, Accounting Manager und Kreditorenbuchhaltungen in mittelständischen Unternehmen und Konzernen mit hohem Rechnungsaufkommen. Ebenfalls optimal geeignet für Shared Services Center und große Steuerberatungsgesellschaften.
• Ein wachstumsstarkes Handelsunternehmen verarbeitet jeden Monat zehntausende Lieferantenrechnungen aus verschiedenen Ländern.
• Autonome Rechnungsverarbeitung & Kontierung: Die KI extrahiert Kopf- und Positionsdaten von Lieferantenrechnungen präzise und prognostiziert die korrekten Sachkonten, Kostenstellen sowie Steuerkennzeichen. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe bei der überwiegenden Mehrheit aller eingehenden Belege.
• Intelligente Betrugs- und Duplikatserkennung: Integrierte Analyse-Algorithmen prüfen Rechnungen im Hintergrund auf abweichende Bankverbindungen, veränderte Stammdaten und doppelte Einreichungen. Dies schützt Finanzabteilungen effektiv vor fehlerhaften Doppelzahlungen und betrügerischen Abrechnungen.
• Nahtlose ERP- und Workflow-Anbindung: Vic.ai lässt sich direkt in bestehende ERP-Infrastrukturen einbinden und unterstützt flexible, regelbasierte Genehmigungspfade. Der bi-direktionale Datenaustausch sorgt für vollständige Transparenz und eine lückenlose Revisionssicherheit.

Ungeeignet für Einzelunternehmer, Freiberufler oder Kleinbetriebe mit geringem Belegaufkommen. Wer lediglich eine einfache Belegerfassungs-App ohne ERP-Integration sucht, findet in Standard-Buchhaltungsprogrammen passendere Alternativen.

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